納品書の書き方｜レンタル業の現場で困らない記入項目と、受領サインの残し方【印刷用・PDF】
18秒の解説動画（音声なし）。再生ボタンを押すと読み込みます。
動画の内容：現場に持たせる紙に、搬入に必要なことが書いていないと、現場で困る。そこで、納品・搬入の確認票1枚に、案件・納品日時と搬入口・現場の連絡先・品名と数量・注文事項・特記事項・撤収の日時・受領サインを書いておくと、現場で迷わず動ける、という流れです。
配送は、基本的に納品書を持って現場へ行きます。納品書に書かれていないことは、現場からは分かりません。
手配書や見積書には書いてあるのに、現場に持たせた紙には書いていない。そのために、現場で電話をかけて確かめる、あるいは確かめずに動いてしまう。そんな行き違いは、紙を1枚見直すだけで減らせることがあります。
この記事は、現場に持たせる紙（納品書、搬入伝票、納品伝票など、呼び方は会社によって違います）に何を書いておけばよいか、受領サインをどう残すかを、紙やExcelでできる範囲でまとめたものです。手配の側の話は、イベント用品レンタルの手配ミスを防ぐには？にまとめました。
現場に持たせる紙の役割
整理すると、紙の役割は大きく2つです。
- お客様への控え。何を、いつ、いくつ納めたかの記録
- 自分たちの忘れ物対策。搬入のときに持って行くもの、撤収のときに持って帰るものの確認
様式そのものに決まった正解があるわけではありません。大事なのは、現場でこの2つの役割が果たせる情報が、紙に載っていることです。
現場で困る場面
たとえば、こんな場合です（例え話です）
搬入先に着いたが、搬入口がどこか、誰に声をかければよいかが、紙のどこにも書いていない。お客様の担当者に電話をしても、つながらない。
- 搬入口・時間が分からない。現場の入口や、搬入できる時間の指定が書いていない
- お客様の指定が伝わっていない。養生が必要、台車が使えない、などが紙にない
- 古い紙を持って来ている。数量の変更が反映されていない
- 受領サインをもらい忘れる。あるいは、数量を確認する前にサインをもらってしまう
- 撤収のときに、持ち帰るものが分からない。回収の予定や、残すものが書いていない
書いておきたい8つの項目
現場で迷わない順に並べると、次の8つになります。
- 案件番号・現場名：手配書・見積書と同じ番号
- 納品日時・搬入口：入口の場所と、搬入できる時間
- 現場の連絡先：誰に、どこへ連絡するか
- 品名・数量（最新）：最新の手配書と合わせる
- 注文事項：お客様からの指定（搬入口・養生・時間・台車など）
- 特記事項：その他、現場で気をつけること
- 撤収・回収の日時：持ち帰るものの確認
- 受領サイン：受け取った人の名前・日時・サイン
特に、⑤注文事項と⑥特記事項は、現場の行動を決める欄です。見積書や手配書には書いてあっても、現場に持たせる紙に出ていないことがあるので、ここは別に確かめます。
操作して見る：納品・搬入の確認票の書き方
紙・Excelでできる工夫
- 1案件1枚にする。複数の案件を1枚にまとめると、現場で探す手間が増えます
- 積み込みの前と、搬入のあとで、2回数える。数量の欄を2列にしておくと、記録も残ります
- 変更があったら、古い紙に「旧」と書く。新しい1枚に差し替えて、古い紙は現場に持たせません
- 受領サインは、数量を確認したあとにもらう。サインの時点の数量が分かるようにします
それでも残ること
紙の運用で残りやすいのは、次の流れです。
- 先に紙を出す
- 現場で、手書きで訂正する
- あとで、誰かがデータへ書き写す（書き写されないこともある）
現場で直した内容が、手元のデータに戻らないと、次に見る人は、古い内容を見てしまいます。紙は現場で強い一方、「あとで誰が書き写すか」が決まっていないと、情報がずれたまま残ります。
【無料書式】納品・搬入の確認票
現場に持たせる1枚として作りました。積み込みの前と、搬入のあとの2回、数量を確認できます。
- 「④品名・数量」は、最新の手配書と合わせてから書きます。積み込み前・搬入後の列に、確認したしるしを入れます
- 「⑤注文事項」は、お客様の指定をそのまま書きます。見積書の注文事項の欄と合わせると、書き漏れに気づけます
- 「⑧受領サイン」は、④の数量を確認したあとにもらいます
- 個人の電話番号などは書き写さず、どこを見ればよいかだけにしてください
納品・搬入の確認票
現場に持たせる1枚。積み込みの前と、搬入のあとの2回、数量を確認する。変更があったら「旧」と書いて、新しい1枚にする。
④ 品名・数量（最新の手配書と合わせる）
| 品名 | 手配の数量 | 積み込み前 | 搬入後 | メモ |
|---|---|---|---|---|
⑤ 注文事項（お客様からの指定：搬入口・養生・時間・台車など）
⑥ 特記事項（その他、現場で気をつけること）
⑦ 撤収・回収の日時
確認
- 積み込み前に、手配書と数量が合っている
- この紙が最新の版である（古い紙には「旧」と書いた）
- 搬入後に、数量を数えて確認した
⑧ 受領サイン（受け取った人の名前・日時・サイン）
DEEPOT コラム deepot.jp/deepot-column/
よくある質問
納品書と搬入伝票は、何が違うのですか？
呼び方は会社によって違い、決まった定義があるわけではありません。大事なのは、現場でお客様への控えと、自分たちの忘れ物対策の2つが果たせるよう、搬入に必要な情報（日時・搬入口・連絡先・品名と数量・注文事項・受領サイン）が1枚に載っていることです。
受領サインは、いつもらえばよいですか？
数量を確認したあとにもらう方法があります。確認する前にサインをもらうと、あとで数量が食い違ったときに、何に対するサインか分からなくなります。サインの欄を、数量の表と並べておくと分かりやすくなります。
現場で紙を手書きで直した場合、どうすればよいですか？
直した内容を、持ち帰ったあとに書き写す担当と期限を決めておくと、ずれが残りにくくなります。直した紙は、そのまま控えとして残します。
まとめ｜現場で迷わない1枚にする
現場に持たせる紙で押さえたいのは、次の3つです。
- 現場に着くための情報（日時・搬入口・連絡先）を載せる
- 注文事項と特記事項を、現場の言葉で書く
- 数量を確認してから、受領サインをもらう
まずは、よく使う紙を1枚選び、この確認票と見比べてみてください。足りない項目が、現場で困る原因かもしれません。
ただ、現場で直した内容を、あとで書き写す手間は、紙の運用では残ります。そこから先は、案件の情報を1か所にまとめる「仕組み」の話になります。